Главная Публикации Эксперты Информационные технологии О преимуществах электронного документооборота

О преимуществах электронного документооборота

Ежеквартально работодателям необходимо (за 1-й квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год) сдавать расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование и сведения индивидуального  (персонифицированного) учета. Не выходя из офиса, работодатель оперативно и без лишней бумажной волокиты может сдать отчетность в Пенсионный фонд РФ по телекоммуникационным каналам связи.  На актуальные вопросы ответит начальник Управления ПФР в г. Хабаровске и Хабаровском районе Марина Качур.

– Расскажите о преимуществах электронного обмена информацией с органами Пенсионного фонда РФ.

– Сейчас, в связи с быстрым развитием информационных технологий, в мире наблюдается тенденция к уходу от бумажного документооборота. Переход на электронные носители информации значительно упрощает взаимодействие страхователей с органами ПФР.

Внедрение электронного документооборота между страхователями и органами ПФР обеспечивает своевременность и оперативность представления страхователями четырех видов отчетности* ежеквартально, сокращает трудозатраты как организаций по подготовке, так и территориальных органов ПФР по приему и обработке отчетности.

Преимуществами электронного обмена информацией с органами Пенсионного фонда РФ являются:

- экономия времени, так как нет необходимости представителю страхователя присутствовать в органах ПФР в период отчетной кампании;

- значительное сокращение сроков подготовки индивидуальных сведений и экономия денежных средств, так как при электронном обмене информацией нет необходимости оформлять бумажные документы (распечатывать сведения, заверять подписью и печатью каждый документ, формировать пачки);

- отсутствие необходимости в хранении бумажных документов;

- оперативное устранение ошибок и замечаний, выявленных органами ПФР.

Таким образом, подключение к системе электронного документооборота ПФР позволит работодателям:

- отправлять в любое удобное для работодателя время сведения в органы ПФР со своего рабочего места;

- оперативно получать из Пенсионного фонда протоколы проверки представляемых документов и информационные рассылки на свое рабочее место;

- оперативно направлять в ПФР письма, запросы и другую интересующую информацию.

– Есть определенные требования, при которых переход на электронную форму сдачи отчетности в Пенсионный фонд обязателен. Расскажите о них поподробнее.

– Согласно законодательству сегодня отчетность в электронном виде с электронной цифровой подписью в ПФР должны представлять предприятия, численность сотрудников которых составляет более 50 человек. Ранее, в 2010 году, это правило касалось организаций с численностью сотрудников более 100 человек**.  Однако Пенсионный фонд рекомендует сдавать отчетность в электронном виде и тем страхователям, у которых работают менее 50 человек.

Всего с работодателями г. Хабаровска и Хабаровского района заключено 8 790 соглашений на подключение к бесконтактному способу передачи отчетности.
Если вы еще не являетесь участником электронного документооборота с ПФР, но хотите им стать, вам необходимо:

- выбрать организацию, предоставляющую услуги удостоверяющего центра (оператора связи), из числа заключивших соглашение с Отделением ПФР по Хабаровскому краю***;

- заключить соглашение об информационном обмене между страхователем и территориальным органом ПФР;

- установить программное обеспечение на рабочем месте страхователя (данную процедуру производит оператор связи).

* 1. Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование; 2. Индивидуальные сведения персонифицированного учета. 3. Реестры застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии. 4. Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов – страхователями в пользу физического лица.

** Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (с учетом изменений и дополнений).

*** Перечень организаций – операторов связи, действующих на территории Хабаровского края, размещен на сайте ПФР www.pfrf.ru/ot_habаr/operator/
Вы могли бы порекомендовать удостоверяющие центры с точки зрения надежности и качества предоставляемых услуг в данной сфере?

 – На территории Хабаровского края действуют 11 организаций, оказывающих услуги удостоверяющего центра. Работодатели из всего многообразия предложений могут выбрать наиболее выгодный для себя вариант и заключить соглашения об использованиит елекоммуникационных каналов связи для предоставления отчетности в Ежегодно в Управлении ПФР проходят выставки организаций, оказывающих услуги  удостоверяющего центра, на которых они проводят презентации своих программных продуктов и тут же, на месте, заключают соглашения. А по окончании презентаций специалисты Управления ПФР  консультируют  работодателей-страхователей по вопросам о сроках, порядке заполнения и предоставления всех видов отчетности в органы ПФР.

Подробную информацию организаций, оказывающих услуги  удостоверяющего центра, можно найти на сайте ПФР http://www.pfrf.ru/ot_habar/electron_do

– Знаю, что работодатели Хабаровска и Хабаровского района могут бесплатно получить ЭЦП для сдачи отчетности в ПФР.

– Да, это так. Для подготовки отчетности в ПФР в электронном виде работодатели г. Хабаровска и Хабаровского района, не имеющие финансовой возможности приобрести электронно-цифровую подпись (ЭЦП) и программное обеспечение для защиты информации, могут бесплатно получить ключ ЭЦП и воспользоваться программой для подписания файлов.

Для того чтобы получить ключ ЭЦП, работодателю необходимо представить в УПФР машинный носитель (дискету), на который ключ будет записан, а также оформить соответствующее заявлен

Принцип использования ключа ЭЦП очень прост: работодатель предоставляет в УПФР подготовленную отчетность в электронном виде (записанную на дискету, CD, флэш-носитель) для проверки на наличие ошибок, а затем заверяет отчетность электронно-цифровой подписью на рабочем месте, предоставленном ему для этого ПФР. Если сотрудник ПФР выявит наличие ошибок в отчетности, работодатель может исправить их оперативно, не покидая офиса ПФР.

– Поясните, какая отчетность, представленная по ТКС, считается представленной своевременно?

– Факт представления отчетности в электронном виде подтверждается извещением о получении, которое содержит сведения о дате и времени доставки файла отчетности в Управление ПФР и подписано электронно-цифровой подписью. При этом отправленная отчетность считается представленной  своевременно, если дата ее доставки была не позднее 15 числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. А обязанность по представлению электронной отчетности в Фонд считается исполненной только тогда, когда из ПФР придет протокол контроля, подтверждающий правильность формы отчета и подлинность ЭЦП.

Несмотря на четко изложенный порядок обмена документами в СЭД ПФР, страхователь должен учитывать, что лучший способ своевременного представления отчетности – не совершать изложенные выше действия в последний день, а позаботиться о доставке отчетности заблаговременно.

– Марина Анатольевна, сколько времени уходит на проверку представленной страхователем  отчетности по телекоммуникационным канала связи?

– Отделение ПФР по Хабаровскому краю сократило сроки проверки отчетности от работодателей, направляемой в ПФР с помощью электронного документооборота. Теперь работодатели получают  протокол о результатах проверки отчетности непосредственно в день ее отправки. Ранее эта процедура занимала 4 дня.

Страхователи, использующие электронный документооборот, направляют отчетность с использованием электронно-цифровой подписи со своего рабочего места, не посещая территориальный орган ПФР. Причем расчеты по страховым взносам и индивидуальные сведения необходимо присылать одновременно одним отправлением. Это сделано для того, чтобы минимизировать расхождения между данными сведений по персонифицированному учету и отчетности по страховым взносам.

Пенсионный фонд, принимая отчетность, проверяет наличие ошибок и в этот же день направляет работодателю протокол, в котором содержится информация о том, принят отчет или нет. Если в отчете будут выявлены ошибки, то их перечень отразится в протоколе. В этом случае работодателю необходимо в минимальный срок доработать отчетность и заново направить ее в ПФР.

Перед тем как отправить сформированные отчеты, необходимо самостоятельно проверить их на наличие ошибок с помощью специальных проверочных программ (CheckXML-UFA и CheckXML), которые можно скачать на сайте ПФР в разделе «Работодателям».

Следует учесть, что отчетность считается достоверной только при условии, что отчеты за предыдущие периоды (с 1 января 2010 г.) приняты без ошибок.

А могут ли предприятия по возникающим вопросам обращаться в Управление ПФР, может быть, проводятся специальные мероприятия, семинары по этим вопросам?

– Напоминаю, что Управление ПФР в г. Хабаровске и Хабаровском районе проводит бесплатные обучающие семинары для страхователей-работодателей по формированию и представлению отчетности в ПФР, на которых специалисты ПФР подробно рассказывают об изменениях в законодательстве, сроках и порядке предоставления отчетности.

Узнать подробности о подключении к электронному документообороту, записаться на  бесплатный  семинар и получить другую необходимую информацию можно по адресу: ул. Слободская, 27 и по телефону справочной службы УПФР 469-000.

10.09.2012, 3964 просмотра.










Курсы валют ЦБ РФ
Дата 00:00 00:00
Доллар 0.00 0.00
Евро 0.000.00
Юань 0.00 0.00
Йена 0.00 0.00