Управляем бизнесом на расстоянии

Мечта едва ли не каждого владельца бизнеса – научиться управлять им на расстоянии. Это же весьма удобно: можно заниматься абсолютно любым делом, находясь в любой точке Земли, в то время как ваше предприятие продолжает работать и приносить прибыль, а вы лишь зорким оком и строгим словом управляете да контролируете.

С наступлением эры высоких технологий такая мечта для многих стала явью, и сегодня мы можем, используя современные технологии, делать этот процесс все более эффективным. Как это сделать - рассказывает Валерий Мамровский, генеральный директор ООО "Ду Ит".

В целости и сохранности

Один из основных вопросов, решением которого стоит озаботиться, – это хранение информации или, правильнее даже, ее сохранность. Удаленное управление подразумевает хранение данных в защищенном месте, доступ к которому имеют только ваши сотрудники. Существует два основных варианта.

Первый – это хранение данных на собственных серверах. Для этого в вашем офисе должен быть компьютер, а еще лучше – сервер, специально предназначенный для круглосуточной работы. Следить за этим «добром» должен системный администратор. Причем желательно, чтобы он был в штате компании: в случае выхода оборудования из строя быстро отреагирует на поломку и вернет бизнес в русло доступного онлайн. Доступ к серверу, а значит, и ко всему его содержимому имеют только сотрудники вашей компании. И при хорошей защите данные на сервере останутся полностью конфиденциальными. Если компания совсем небольшая (до 10 человек), стоимость такой системы будет невысока, примерно от тридцати тысяч рублей. Но с ростом количества сотрудников возрастет и стоимость: так как вы самостоятельно должны будете приобрести как оборудование, так и программы. А это десятки, а может, и сотни тысяч рублей. Существенным недостатком является то, что подобные системы с трудом поддаются масштабированию, не говоря уже о постоянной потребности в обслуживании и обновлении.

Второй вариант – это предоставить данные на хранение какому-либо из так называемых облачных серверов*. Как это работает? На удаленном компьютере будет стоять специальная программа, которая позволит вам получать доступ к вашим данным, хранящимся в определенной части сервера. Здесь, конечно, основным достоинством является стоимость содержания и обслуживания. Так как не нужен персонал, а программу вы зачастую не приобретаете, а берете в аренду, плата за подобные услуги обычно не очень высока, особенно если сравнить с первым вариантом. Существенным недостатком является возможность утечки данных. И хотя вас, конечно же, заверят в том, что заполучить данные вашей компании будет невозможно, риск утечки все равно имеется. Хотя данные риски можно отдельно оговорить в договоре, который должен обязательно быть подписан с поставщиком таких услуг.

Собственно, инструментарий….

Но давайте копнем глубже и рассмотрим, какими инструментами можно пользоваться, чтобы управлять своим бизнесом и контролировать его удаленно. Все они в основном «заточены» под решение конкретных задач. И порой мы настолько к ним привыкли, что и не замечаем, что уже управляем тем или иным процессом издалека. Пусть даже это «далеко» является соседним рабочим кабинетом или домом.

Почта

Электронная почта может храниться на вашем рабочем месте (на серверах компании) или же на серверах одного из удаленных (платных или бесплатных) сервисов. Google, Yandex, Mail.ru и многие другие компании предлагают свои услуги по пересылке писем. Конечно, удаленные сервисы более «продвинуты» и имеют в своем арсенале много полезного функционала, но у них есть один громадный недостаток: они не гарантируют конфиденциальность ваших данных. Понятно, что это таит в себе определенные риски. Хотя если у вас нет жесткой потребности скрывать переписку, то вполне можно остановиться на известном сервисе, они довольно прогрессивно развиваются и хорошо оберегают от атак и спама.

Звонки

Переворот в телефонной связи и переход на цифровые линии и каналы передачи данных через Интернет сыграл злую шутку с проводным телефоном. Популярный сегодня тренд – звонить через Интернет. Тем более уже существует множество программ, которые позволяют гораздо дешевле, а порой и бесплатно связаться с абонентом на другом конце кабинета, города, планеты. Skype, Mail Agent, ICQ, QIP и многие другие мессенджеры уже давно доросли до возможности делать видеозвонки. Если рабочее место оппонента не оборудовано микрофоном и камерой, эти программы позволят позвонить на стационарный или мобильный телефон. Создатели программного обеспечения для общения в корпоративной среде стремятся к глобальной интеграции разных продуктов между собой. Из почты или мессенджера можно увидеть, есть ли человек на месте, по его статусу, который высвечивается и меняется, если человек отходит от компьютера надолго. А простым нажатием кнопки можно позвонить коллеге, причем как на рабочий стационарный телефон, так и на сотовый или любой другой. И сделать это можно прямо с компьютера, используя микрофон.

Видеосвязь

Видеосвязи стоит уделить особое внимание, ведь при управлении на расстоянии очень важно правильно понимать и передавать информацию, а огромную роль в этом играют жесты и мимика собеседников. Видеозвонок уже не роскошь. А вот видеоконференции с различными подразделениями используют достаточно редко. В основном такая технология в ходу у транснациональных компаний или предприятий с большой филиальной сетью. Но такой формат совещаний рекомендуют использовать и при традиционном управлении, чтобы сократить временные затраты (часто бесполезные), сопровождающие классические совещания.

В Интернете существует много сервисов, позволяющих проводить видеоконференции, например платные сервисы Skype. Используя их, вы с легкостью сможете демонстрировать всем участникам свой экран, проводить презентацию, совместно изучать документ или даже построить какой-либо сводный отчет или график в Excel общими усилиями.

Также стоит уделить внимание программному обеспечению по проведению обучения через Интернет. Многие компании внедряют внутреннее обучение как естественный процесс развития бизнеса. Для обучения рекомендуется использовать многочисленные онлайн-площадки, как бесплатные (в основном зарубежные), так и платные. Платные образовательные площадки обычно предлагают ограничение количества одновременно подключенных пользователей. Стоимость таких площадок достаточно низкая, от нескольких сотен до нескольких тысяч рублей в месяц, а функционал достаточно широк и включает рабочую доску, на которой можно рисовать, возможность показывать презентации и изображения, а также разграничение прав и ролей участников обучения.

Куда же без автоматизации?

Выше мы говорили об инструментах, направленных на решение конкретных задач, однако уже давно изобретены комплексы по автоматизации целого блока деятельности: системы документооборота, CRM, ERP-системы и т.д. Все программы также делятся на два вида – одни можно приобрести и установить на свои серверы, другие можно приобрести как сервисы и использовать «облачные» серверы разработчика.

Системы автоматизации документооборота позволяют создавать документы, которые сохраняют все версии при изменении. При этом все документы имеют свой маршрут следования. На каждом этапе согласования этот документ продвигается дальше либо возвращается на какой-то из заданных этапов в несогласованном состоянии. Такие системы позволяют исключить шанс потери документа, в разы увеличить скорость согласования документов и принятия оперативных решений, а также на ходу задокументировать и запротоколировать все шаги принятия решений. История хранится с момента начала использования системы, поэтому найти договор, который был согласован и подписан семь лет назад, можно буквально за пару минут.

CRM-система – это программа по автоматизации продаж и протоколирования всех взаимоотношений с клиентами. Благодаря ведению статистики вы сможете очень легко строить воронку продаж, отслеживать эффективность и слабые места у менеджеров, а также многое другое. Использование такой системы позволяет свести к минимуму «узкие места» в продажах и в целом оптимизировать деятельность отдела продаж. К тому же вы никогда не потеряете данные о своих клиентах, каждый менеджер сможет с легкостью передать всю информацию об истории взаимоотношений с клиентом своему коллеге. Это очень удобно при отпусках и увольнении сотрудников, когда возрастают риски потерять связанных с ними клиентов.

ERP система – это комплекс программ, включающий методы оптимизации документооборота и деятельности отдела продаж, а также полностью регулирующий систему производства или любую другую необходимую систему. Такие программы в основном используют для компаний численностью более 10 сотрудников, с четко прописанными бизнес-процессами. Использование ERP-систем вызвано потребностью автоматизировать максимальное количество работы и максимально улучшить качество продукта или услуги.

Доверяй, но проверяй

Стоит отметить, что при удаленном управлении весьма полезно вести видеозапись всего, что происходит в помещениях, и, кстати, не только внутри кабинетов. Это никоим образом не нарушает права работников, зато дает руководителю четкое понимание и инструмент для изучения тех или иных сотрудников и происходящих в организации процессов. Важно в первую очередь стремиться не наказывать, а анализировать причины возникновения тех или иных негативных ситуаций и принимать меры по предотвращению их повторения.

Вместо вывода

В принципе, и без лишних слов становится понятно, что управление бизнесом на расстоянии – вещь весьма удобная и полезная. Причем сегодня для этого не нужны сверхтехнологии и специальное оборудование. Все уже давно придумано и изобретено, а главным, как, кстати, и в случае с традиционным управлением, остается правильная организация и контроль процессов.

 * Почему облачных? В IT-сфере был такой переломный момент, когда вычисления стало выгодно производить не у себя на компьютере, а на очень мощном и дорогом удаленном сервере, которым одновременно могут пользоваться сотни или даже тысячи людей. Данные серверы зачастую объединяли в общую сеть и получали группу компьютеров, ежесекундно решающую огромное количество задач. При этом никто из пользователей не знал, где именно находится эта группа серверов. Так и появилась ассоциация с облаками.

20.09.2013, 3007 просмотров.